Internationale Jugendprojekte brauchen nicht nur motivierte Jugendliche und Fachkräfte sowie ausreichende Finanzierung. Nötig sind auch gute Arbeitsstrukturen und hilfreiche Projektmanagement-Tools. Heute öffnen wir die Tür zum Maschinenraum unserer Erasmus+ Kooperationspartnerschaft Youth Voices Rising: Wir zeigen, wie wir unsere Arbeit organisieren.
Werkzeuge teilen und weiterentwickeln
Die Arbeit ist bei „Youth Voices Rising“ in insgesamt zehn sogenannte Work Packages aufgeteilt. Jedes davon wird von einer der neun Partnerorganisationen verantwortet. Es gibt zum Beispiel Arbeitspakete zur Entwicklung der Trainingsdesigns, zur Durchführung der einzelnen Veranstaltungen und zur Unterstützung der Jugendlichen bei ihren lokalen und europäischen Advocacy-Aktivitäten. Darüber hinaus entwickeln und implementieren wir Werkzeuge für unsere Projektarbeit. Zwei dieser Tools stellen wir heute der Community of Practice zur Verfügung – zur Inspiration, Anpassung und Weiterentwicklung für eigene Projekte. Denn niemand sollte das Rad jedes Mal neu erfinden müssen.
Kurs halten: Das Quality Control Management Manual
Wie stellen wir sicher, dass wir bei all den Aktivitäten unsere Ziele nicht aus den Augen verlieren? Unser spanischer Partner Irenia, Jocs de Pau leitet das Arbeitspaket zur Qualitätssicherung und hat dafür ein praxisnahes Manual entwickelt. Dabei geht es nicht um starre bürokratische Überwachung, sondern um eine kontinuierliche Prozessbegleitung. Ein zentrales Element ist das „Logical Framework“ (LogFrame). Es ist eine Art Kompass, der hilft, die ursprünglichen Ziele mit den tatsächlichen Aktivitäten und den eingesetzten Ressourcen abzugleichen. Das Manual bietet den Teams der einzelnen Partnerorganisationen konkrete Raster, um regelmäßig zu prüfen, ob die eigenen Maßnahmen noch auf dem richtigen Weg sind, wo nachgesteuert werden muss und ob wichtige Prinzipien wie Inklusion und echte Teilhabe im Projektalltag auch wirklich gelebt werden.
Sichtbarkeit schaffen: Die Social Media & Dissemination Strategy
Die Kommunikation über das Gesamtprojekt wird vom Internationalen Bildungs- und Begegnungswerk (IBB e.V.) aus Dortmund koordiniert. Die Strategie legt detailliert fest, wie die Forderungen und Projektfortschritte über verschiedene digitale Formate sichtbar gemacht werden. Die konkreten Maßnahmen reichen von Sharepics mit Zitaten und kurzen Videos für Social Media bis hin zu Best-Practice-Berichten und Methodenbeschreibungen für den News-Blog. Um die Menschen europaweit vor Ort zu erreichen, setzt das Konzept auf konsequente Mehrsprachigkeit und verzahnt zentrale Plattformen wie die Projektwebsite direkt mit den lokalen Kanälen der beteiligten Jugendorganisationen.
Die Strategie definiert Kernbotschaften für drei klar umrissene Zielgruppen – von den Jugendlichen über die Fachkräfte bis hin zu politischen Entscheidungsträger*innen. Um kontinuierlich sichtbar zu bleiben, listet das Dokument entlang des Projektzeitplans konkrete Kommunikationsanlässe (Milestones) auf: Für jedes anstehende Training und jede Aktivität gibt es bereits im Vorfeld inhaltliche Ideen, wie wir darüber sprechen können. Die wichtigste Leitlinie dabei lautet: „Authenticity over Perfection“. Reale Einblicke, Handyfotos aus Workshops und persönliche Geschichten aus dem Projektalltag schlagen Hochglanz-PR. Damit die Vorgaben auf der lokalen Ebene handhabbar bleiben, nutzt die Strategie sogenannte Local Communication Plans. Jede Partnerorganisation füllt eine einfache Vorlage aus, um die eigenen Ressourcen und Kanäle zu strukturieren. So legt die Strategie fest, wie alle beteiligten Organisationen über Ländergrenzen hinweg kommunizieren und sich gegenseitig digitale Reichweite geben, um ihre Zielgruppen direkt zu erreichen.
Wir wissen, dass Projektmanagement im Alltag der Jugendarbeit oft unter Zeitdruck passieren muss. Genau deshalb teilen wir diese Werkzeuge. Sie bieten Orientierung und erleichtern Abläufe, ohne uns einzuengen.
Die Kooperationspartnerschaft Youth Voices Rising wird kofinanziert von der Europäischen Union. Die geäußerten Ansichten und Meinungen entsprechen ausschließlich denen der Autor*innen und spiegeln nicht zwangsläufig die der Europäischen Union oder der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) wider. Weder die Europäische Union noch die EACEA können dafür verantwortlich gemacht werden.